In vista di un periodo dell’anno in cui si possono verificare rinnovi delle cariche sociali da parte delle società, si forniscono alcune indicazioni pratiche sulla “forma” dei verbali da allegare alle pratiche e sulle “firme” che devono essere presenti.
Forma dei verbali
- Verbali di assemblea dei soci di nomina dell’organo amministrativo e dell’organo di controllo e verbali del consiglio di amministrazione di nomine per cooptazione
Si tratta di atti non soggetti ad iscrizione nel registro imprese, acquisiti dall’ufficio al fine di accertare la veridicità della nomina che si intende iscrivere.
Se il verbale è un documento in origine cartaceo, l’atto deve essere allegato in copia semplice informatica ottenuta da scansione dell’originale cartaceo. Quindi nella copia destinata al registro imprese saranno visibili il testo integrale del verbale e le firme autografe dei soggetti che hanno sottoscritto l’originale cartaceo. Non è necessario, in questo caso, inserire alcuna dichiarazione di corrispondenza all’originale. Il file così ottenuto va firmato digitalmente dal soggetto che si identifica come “presentante” in distinta.
Se il verbale è un documento è in origine informatico, è sufficiente allegare il suo duplicato informatico. Quindi un file identico all’originale, firmato digitalmente dal presidente e dal segretario (se presente). In questo caso non vi sono firme autografe. Non va inserita alcuna dichiarazione di corrispondenza all’originale. Al file così ottenuto non vanno aggiunte altre firme digitali. In entrambi i casi, nella compilazione del modello di domanda (Int. P), si ponga particolare attenzione alla corretta valorizzazione della casella “rappresentante dell’impresa”.
- Verbali dei consigli di amministrazione per la delega di poteri
I verbali dei consigli di amministrazione con i quali vengono attribuiti poteri di rappresentanza a singoli membri del consiglio, non sono oggetto di iscrizione nel registro imprese, pertanto si ritiene che tali allegati possano essere omessi.
Ai fini dell’iscrizione nel registro imprese dei poteri di rappresentanza degli amministratori è sufficiente che il soggetto obbligato (un amministratore in carica) o legittimato (il commercialista) dichiari tali poteri mediante compilazione e sottoscrizione digitale del modello di domanda. Nella compilazione del modello si ponga particolare attenzione alla corretta valorizzazione della casella “rappresentante dell’impresa”.
Firme
- Pratiche presentate dai soggetti nominati
Ogni soggetto nominato deve comunicare la sua nomina al registro imprese firmando digitalmente la pratica. Per favorire l’acquisizione delle firme digitali di tutti gli amministratori può essere utilizzato il MODELLO FIRME ISCRIZIONE NOMINA (https://www.tb.camcom.gov.it/uploads/CCIAA/Modulistic/RI/ModelloFirmeIscrizione diNomina.pdf), che va compilato e sottoscritto individualmente da ogni amministratore nominato/confermato o sindaco effettivo per comunicare la cessazione amministratori, fermo restando che almeno uno degli amministratori obbligati all’adempimento deve comunque risultare quale “dichiarante” e firmare digitalmente la domanda di iscrizione.
- Pratiche presentate dal commercialista
Ogni amministratore nominato o confermato può incaricare il Commercialista perché sia chiesta l’iscrizione della sua nomina. L’amministratore può incaricare il commercialista anche per la comunicazione di cessazione degli amministratori, se la società è priva di organo di controllo.
Se la società è dotata di un organo di controllo, in caso di cessazione di uno o più amministratori, il sindaco può incaricare il commercialista che firma digitalmente la domanda.
Se il commercialista non riesce ad acquisire l’incarico da tutti gli amministratori, coloro che non hanno conferito l’incarico possono essere ricompresi nell’unica domanda di iscrizione firmata dal commercialista (incaricato da almeno un soggetto obbligato/legittimato) se sottoscrivono digitalmente ed individualmente il MODELLO FIRME ISCRIZIONE NOMINA, che va allegato alla pratica.
